HermesSQL – funkcjonalność – część handlowo-magazynowa


Część handlowo-magazynowa

Licencja na serwer jest głównym modułem systemu humansoft HermesSQL, który stanowi niezbędną podstawę do prawidłowego funkcjonowania pozostałych modułów programu tworzących z nim, jeden integralny system zarządzania przedsiębiorstwem.
Wiąże w sobie obsługę kilku obszarów działalności firmy, w tym: zarządzanie gospodarką magazynową, logistykę, sprzedaż, zakupy, zarządzanie promocjami oraz obsługę finansów.
Licencja na serwer – główny moduł systemu humansoft HermesSQL
Składa się z opcji umożliwiających prowadzenie:
  • podstawowych kartotek systemu – kontrahentów, towarów, pracowników itp.
  • sprzedaży krajowej i zagranicznej
  • zakupów w obrębie kraju oraz poza jej granicami
  • magazynów
  • kas oraz rachunków bankowych (złotówkowych i walutowych)
  • rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, właścicielami itp.
  • rejestrów VAT
  • analiz i raportów
  • funkcji administracyjnych systemu
KARTOTEKI
Program pozwala prowadzić kartoteki kontrahentów, towarów, pracowników, urzędów oraz innych podmiotów, wspólnych dla całego programu.
Najważniejsze kartoteki systemu (kontrahentów, artykułów, pracowników) zorganizowane są w programie jako wielopoziomowe struktury drzewiaste.
Program udostępnia możliwość tworzenia dowolnej ilości grup kartotek, przy czym jedna kartoteka (kontrahenta/artykułu) może należeć do wielu grup (kontrahentów/artykułów).
Użytkownik może definiować w kartotekach własne dodatkowe pola, które następnie mogą zostać wykorzystane w wyrażeniach filtrujących, wydrukach oraz w kluczu sortującym.
Pod kartotekami gromadzone są wszystkie kluczowe informacje związane z towarem, kontrahentem lub pracownikiem prezentowane w postaci raportów.
Kontrahenci
humansoft HermesSQL umożliwia zapisanie podstawowych informacji na temat klienta, takich jak nazwa, dane teleadresowe, NIP/NIP UE, bank i rachunek bankowy, oddziały, osoby do kontaktu itp. Pozwala także na szczegółowe określenie preferowanych zasad współpracy handlowej wg których prowadzona będzie sprzedaż i rozrachunki z klientem. Umożliwia przypisanie do kontrahenta poziomu cen, zestawu rabatów, formy i terminu płatności, limitu kredytu, a także obsługującego go akwizytora i trasy.
Udostępnia szereg analiz dostępnych spod kartoteki kontrahenta, pozwalających uzyskać szybką i pełną informację na temat: niezrealizowanych zamówień klienta, historii sprzedaży/zakupów, wysokości obrotów uzyskanych w dowolnym czasookresie, wszystkich dokumentów wystawionych kontrahentowi oraz stanu i historii rozrachunków.
Artykuły
Kartoteki artykułów podzielone są w systemie wg typu (produkt, usługa, pozycja księgowa) i rodzaju (towar, wyrób surowiec/materiał, odpad), co stwarza możliwość dostosowania ich do specyfiki firm handlowych, usługowych oraz produkcyjnych.
Również format symbolu artykułów, który w całości definiowany jest przez użytkownika, pozwala tworzyć go zgodnie z potrzebami każdej firmy.
Artykuł może mieć zdefiniowaną podstawową jednostkę miary oraz jednostki pomocnicze umożliwiające sprzedaż towaru w oparciu o różne jednostki miary, np. sztuki, kartony, palety, kontenery itp. Obsługuje kody kreskowe towarów wraz z możliwością generowanie własnych.
Informacje na temat towaru oraz jego historii zamieszczone są pod kartoteką artykułu. Uruchomienie znajdujących się tam analiz pozwala uzyskać wiedzę na temat: przychodów i rozchodów towaru, jego historii sprzedaży, dostawców i odbiorców towaru oraz jego zapasu w poszczególnych magazynach.
SPRZEDAŻ
Udostępnia funkcjonalność pozwalającą prowadzić sprzedaż krajową oraz dokonywać transakcji handlowych z krajami Unii oraz państwami spoza jej struktur (moduł „Obsługa walut”).
Umożliwia prowadzenie elastycznej polityki cenowej opartej na wielopoziomowych cennikach (również walutowych) przypisywanych indywidualnym klientom bądź grupie kontrahentów. Daje szerokie możliwości tworzenia różnorodnych zestawów rabatowych na poszczególne towary oraz grupy artykułów.
Pozwala ustalać w zestawach rabatowych progi ilościowe i wartościowe, które program automatycznie stosuje podczas sprzedaży, udzielając rabatu na pozycje faktury spełniające określoną w zestawie ilość lub wartość towaru. Ponadto pozwala powiązać rabat z formą płatności, co skutkuje nadaniem rabatu końcowego od całości faktury.
Umożliwia wprowadzanie akcji promocyjnych i stosowanie w zdefiniowanym okresie odpowiednich rabatów, które mogą przyjąć formę procentowego obniżenia ceny lub jej sztywnego zdefiniowania.
Program obsługuje wszystkich rodzaje dokumentów powstające w wyniku prowadzonych i realizowanych transakcji handlowych: oferty, zamówienia od klientów, dokumenty sprzedaży (faktury: krajowe, eksportowe, wewnątrzunijne, zaliczkowe, korygujące, paragony, noty handlowe), a także dokumenty WZ.
Kontroluje przyznany klientowi limit kredytu oraz warunki płatności. Daje możliwość automatycznego wyfakturowania wydań (WZ) lub zamówień od klientów.
Opcja „Sprzedaż” w humansoft HermesSQL może dodatkowo zostać rozszerzona o funkcjonalność modułów (opcji systemu), które umożliwią i wspomogą:
  • prowadzenie wielowalutowych transakcji handlowych
  • obsługę sieci przedstawicieli handlowych
  • obsługę opakowań zwrotnych
  • seryjne rejestrowanie i drukowanie dokumentów sprzedaży
  • prowadzenie serwisu i usług.
ZAKUPY
Program umożliwia rejestrację wszelkich faktur zakupu: krajowych, importowych, wewnątrzunujnych, faktur RR oraz not handlowych, zarówno dotyczących zakupów podlegających ewidencji magazynowej, jak również dotyczących wydatków czy też środków trwałych. Ponadto pozwala sprawować kontrolę nad dostawami niefakturowanymi oraz towarami w drodze.
MAGAZYNY
System udostępnia funkcje wspomagające zarządzanie gospodarką magazynową w przedsiębiorstwach wielomagazynowych oraz wielooddziałowych. Pozwala realizować rozchód towarów z magazynu przy użyciu jednej z trzech metod: FIFO, LIFO lub wskazywania dostaw.
Umożliwia tworzenie dokumentów rozchodowych, przychodowych, przesunięć międzymagazynowych (MM) oraz arkuszy spisu z natury.
Dostarcza wszelkich analiz, pozwalających m.in. uzyskać zestawienie ilościowo-wartościowe stanów magazynowych na dowolny dzień oraz rozchodów i przychodów poszczególnych towarów za dowolny okres, również w rozbiciu na poszczególne centra kosztowe.
KASA / BANK
Program umożliwia ścisłą ewidencją i kontrolę obiegu środków pieniężnych w firmie. Pozwala prowadzić dowolną ilość kas i rachunków bankowych zarówno złotówkowych jak i walutowych (moduł „Obsługa walut”).
Obsługiwane przez system dowody kasowe i bankowe mogą rozliczać dowolną ilość faktur oraz innych dokumentów. Program generuje raporty kasowe na podstawie wprowadzonych dowodów KP i KW oraz innych dokumentów gotówkowych.
ROZRACHUNKI
humansoft HermesSQL ułatwia kontrolę rozrachunków z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi, pracownikami, właścicielami, urzędami i innymi podmiotami. Pozwala rozliczać zaliczki, przedpłaty, nadpłaty oraz kompensować dowolne dokumenty, nawet pochodzące od innych kontrahentów. Umożliwia obsługę factoringu oraz rozliczanie przy pomocy weksli.
Dla rozliczeń walutowych wylicza i pozwala automatycznie księgować różnice kursowe (moduł „Obsługa walut”)
Daje możliwość sporządzania poleceń przelewów, not odsetkowych, wezwań do zapłaty oraz potwierdzenia sald. Współpracuje z systemem bankowości elektronicznej.
REJESTRY VAT
Generuje kompletne rejestry VAT oraz deklaracje VAT-7. Dla przedsiębiorstw prowadzących handel z krajami UE tworzy deklaracje VAT-UE oraz deklaracje INTASTAT. Współpracuje z programem CELINA.
ANALIZY
System wyposażony jest w szereg sparametryzowanych zestawień i raportów, które umożliwiają ocenę kondycji przedsiębiorstwa oraz planowanie wszelkich dalszych działań firmy. Przy ich pomocy można uzyskać informacje dotyczące obrotów z klientami, dostawcami i przedstawicielami handlowymi, a także porównać osiągnięte obroty w różnych okresach. Można także wykonać analizę chodliwości towarów oraz raport dotyczący statystyki sprzedaży i zakupów w dowolnym okresie.
Ponadto umożliwia sporządzanie własnych dowolnych zestawień i raportów przy wykorzystaniu standardowo dostępnego w systemie mechanizmu filtrowania danych oraz generatora raportów, które łącznie tworzą w programie ważny komplet narzędzi analizy danych.
Funkcjonalność opcji „Analizy” humansoft HermesSQL może dodatkowo zostać rozszerzona o moduł „Analizy Wielowymiarowe”, który jest nowoczesnym narzędziem klasy Business Inteligence o ogromnych możliwości tworzenia i generowania różnorodnych, interaktywnych, raportów wg potrzeb użytkownika.
Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi
humansoft HermesSQL współpracuje z urządzeniami fiskalnymi (drukarki, kasy fiskalne), wagami elektronicznymi, czytnikami kodów kreskowych i kart magnetycznych oraz z kolektorami danych usprawniając proces zakupu i sprzedaży towarów.