HermesSQL – funkcjonalność – zamówienia


Zamówienia

Moduł Zamówień jest jednym z modułów zintegrowanego systemu ERP humansoft HermesSQL, wyspecjalizowanym w zarządzaniu i sterowaniu zamówieniami przyjętymi od klientów oraz zamówieniami do dostawców. Zawiera funkcje, ułatwiające i przyspieszające proces realizacji zamówień, takie jak automatyczna rezerwacja towaru, przekształcanie dokumentów, automatyczne wyfakturowanie zamówień, automatyczne generowanie zamówień, itp.
hsql_art_zamowienia
Ze względu na swoją specyfikę dedykowany jest głównie dla firm handlowych i obsługi zamówień związanych ze sprzedażą.
Obieg dokumentów w module Zamówień można rozpocząć od zarejestrowania Zapytania ofertowego. Taki dokument może zostać przekształcony w Ofertę dla klienta, a ta następnie może zostać przekształcona w Zamówienia na sprzedaż.
Zamówienie na sprzedaż zawiera informacje dotyczące artykułu, które dają szybką informację na temat zasobów jakimi dysponuje firma, czyli jaka ilości towaru jest już zarezerwowana oraz jaki jest zapas wolny dla danego towaru. Zapas wolny jest to zapas po uwzględnieniu rezerwacji, czyli ten który może zostać bezpiecznie zarezerwowany.
hsql_bilans
Opcja Dodatkowe Informacje, zawiera szczegółowe informacje o artykule, m.in.: jaka ilością danego artykuły dysponujemy, jaka ilość jest zamówiona o dostawcy oraz jakie są dla niego rezerwacje. Z tego poziomu można dokonać również zwolnienia rezerwacji, co jest istotne w sytuacji gdy tworzone jest zamówienie dla strategicznego klienta, a towar jest zarezerwowany dla innego kontrahenta.
Rezerwacje na zamówieniach możemy wykonać zgodnie z ustaloną metodą rozchodowania lub ze wskazanych dostaw. Artykuły możemy w zależności od ustawień rezerwować ręcznie lub automatycznie. Istnieje również możliwość określenia ważności rezerwacji z dokładnością do godziny. Po przekroczeniu tego terminu rezerwacja jest automatycznie zwalniana.
Istotne dla wykorzystania pełnej funkcjonalności modułu są informacje zawarte w kartotece Artykułów, w zakładce Zamówienia: Główny dostawca, średni czas dostawy, minimalna ilość zakupu, średni czas rezerwacji, domyślny sposób rezerwacji. Dane te ułatwią i usprawnią automatyczne generowanie zamówień na zakup.
Zamówienia na zakup można generować z kilku poziomów: z głównego menu, bezpośrednio z zamówienia na sprzedaż lub z bilansu zamówień. Zamówienia na zakup realizujemy dokumentami przychodowymi PZ lub FZ. Mając towar na magazynie można zrealizować zamówienie na sprzedaż poprzez przekształcenie dokumentu ZS w fakturę sprzedaży lub dokument wydania.
hsql_kontrola_ilosciowa
Bilans zamówień jest dokumentem pośrednim pomiędzy ZS i ZZ, który zawiera wszelkie informacje na temat stanu zamówień wskazanych w bilansie towarów. Są to informacje, które m.in. dają odpowiedź na pytania: ile towaru mamy zamówić, jaka ilość jest już zrealizowana, jaki jest zapas, ile towaru jest zarezerwowane ilościowo i rezerwacją zasobów. Z poziomu bilansu można także wygenerować zamówienia na zakup. System proponuje ilość towaru do zamówienia oraz umożliwia zmianę tej ilości. Z poziomu Bilansu możliwe jest również sprawdzenia wszystkich zamówień, jakie zostały wygenerowane z danego bilansu oraz ich pozycji.
Program pozwala zarezerwować artykuły z dokumentu PZ na zamówienia automatycznie wg daty wprowadzenia zamówienia lub terminu jego realizacji. Możemy również artykuły rozdysponować na wskazane zamówienia.
Moduł wyposażony jest również w funkcjonalność pozwalającą prowadzić w systemie Kontrolę ilościową. Opcja ta dostępna jest wyłącznie dla zamówień bez rezerwacji towaru. Może być wykorzystana w celu zweryfikowania ilości towarów zamówionych przez klienta z aktualną ich ilością na magazynie. W takiej sytuacji zamówieniu nadawany jest status „Do kontroli ilościowej”. Podczas kontroli ilościowej użytkownik może wprowadzać towary przy pomocy czytnika kodów kreskowych, a następnie wprowadzać ich ilości.
W sytuacji rozbieżności pomiędzy zamawianą ilością towaru a faktycznym stanem magazynowym tego towaru, powstaje w systemie raport różnic. Użytkownik ma możliwość wskazania w raporcie zamienników dla tego artykułu.
Istotną cechą systemu jest możliwość poprawienia ilości na pozycji WZ. W takiej sytuacji system niejako zwraca towar na zamówienia, a zamówienie automatycznie zmienia status z Zamkniętego na Do realizacji.
hsql_zapyatnie_ofertowe
Zaletą modułu Zamówień są grupy statusów w ramach, których użytkownik może definiować własne statusy, po 9 dla każdej grupy.
Wykorzystując opcje przekształcania w trakcie całego procesu istnieje możliwość sprawdzenia na jakim etapie procesu realizacji zamówienia jesteśmy. Służy do tego opcja Drzewo przekształceń, która pokazuje łańcuch dokumentów. Opcja dostępna jest pod F12, we wszystkich dokumentach, biorących udział w procesie
Korzyści wynikające z zastosowania modułu:
  • możliwość sprawnego koordynowania procesu realizacji zamówień poprzez rejestrację w systemie pełnego obiegu dokumentów i sprawowanie kontroli nad każdym etapem realizacji zamówienia
  • możliwość prowadzenia optymalnej gospodarki towarowej ukierunkowanej na utrzymanie zapasów towarów na odpowiednim poziomie przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów utrzymania produktów nierotujących
  • skrócenie czasu potrzebnego do zaplanowania optymalnej ilości towarów u dostawców dzięki funkcjom wyliczającym zapotrzebowanie towaru na podstawie statystyki sprzedaży, dopełnienia towarów do zapasów minimalnych lub maksymalnych określonych w kartotekach artykułów lub na podstawie zarejestrowanych w systemie zamówień od klientów
  • zwiększenie ilości obsługi zamówień przypadających na jednego pracownika firmy, dzięki szybkiemu i sprawnemu tworzeniu dokumentów biorących udział w toku realizacji zamówień (mechanizm przekształcania oraz generowania dokumentów)
  • zwiększenie efektywności obsługi klientów firmy min. poprzez dysponowanie szybką informacją na temat stanu realizacji zamówień klientów